Abrechenbare Stunden erfassen bei mehreren Kunden

Ein praktisches System, um abrechenbare Stunden bei mehreren Kunden sauber zu erfassen, ohne Umsatz an vergessene Timer und grobe Schätzungen zu verlieren.

Bei einem Kunden ist die Zeiterfassung leicht. Bei fünf gleichzeitig versickern deine abrechenbaren Stunden still und leise. Du wechselst ein Dutzend Mal am Tag den Kontext und springst zwischen einem Design-Review, einem Code-Fix und einem Strategie-Call. Wer locker erfasst, schreibt sich tendenziell zu wenig auf, manchmal 20 Prozent oder mehr, einfach weil man vergisst, was man getan hat.

Hier ist ein System, das jede abrechenbare Minute am richtigen Kunden festmacht, ohne dass die Zeiterfassung zum zweiten Job wird.

1. In Echtzeit erfassen, nicht aus dem Gedächtnis

Die größte Quelle für verlorenen Umsatz ist, deinen Tag um 18 Uhr aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Du rundest ab, vergisst den 15-Minuten-Call und überspringst den “schnellen” Fix, der eigentlich 40 Minuten gedauert hat. Starte den Timer, wenn du anfängst, und stoppe ihn, wenn du wechselst. Ein Timer mit einem Klick macht das mühelos. Aus dem Kalender rekonstruieren tut das nicht.

2. Nach Kunde und Projekt trennen

Aus einer flachen Liste von Zeiteinträgen lässt sich schwer abrechnen. Ordne jeden Eintrag einem Kunden und einem Projekt zu, damit du beim Rechnungsstellen genau die Stunden ziehen kannst, die zu einem Kunden gehören, ohne sie aus dem Rest herauszufummeln. Das macht auch die Auswertung erst möglich. Du siehst nicht, welcher Kunde rentabel ist, wenn seine Stunden mit denen aller anderen vermischt sind.

Ein praktischer Effekt: Wenn ein Kunde am Monatsende fragt, wofür die 14 Stunden draufgegangen sind, hast du die Antwort schon fertig. Einträge mit Notiz pro Kunde und Projekt sind eine Rechnung, die sich selbst belegt. Das spart dir den Streit über Posten und die Stunde, die du sonst damit verbringst, deine eigene Arbeit zu rekonstruieren.

3. Vorab entscheiden, was abrechenbar ist

Nicht jede Zeit ist abrechenbar, und das ist in Ordnung, aber sei bewusst dabei. Markiere Kundenarbeit als abrechenbar und deine eigene Verwaltung, dein Marketing und das Schreiben von Angeboten als nicht abrechenbar. Es geht nicht darum, die nicht abrechenbare Zeit zu verstecken, sondern sie zu sehen. Wenn du merkst, dass du 12 Stunden pro Woche mit unbezahlter Verwaltung verbringst, kannst du entscheiden, ob du die Sätze anhebst, automatisierst oder auslagerst.

4. Die Zeit erwischen, die du sonst verpasst

Die Stunden, die verschwinden, sind die kleinen zwischen den Aufgaben: die Slack-Antwort, die Klärung zum Umfang, das “kannst du nicht eben kurz…”. Zwei Gewohnheiten lösen das:

Hinweise bei Leerlauf und vergessenen Timern, die dich anstupsen, wenn ein Timer zu lange läuft oder wenn du offensichtlich ohne einen gearbeitet hast.
Ein wöchentlicher Rückblick, bei dem du die Einträge der Woche pro Kunde durchgehst und nachträgst, was offensichtlich fehlt, solange es noch frisch ist.

5. Deinen effektiven Stundensatz pro Kunde beobachten

Hier zahlt sich die Erfassung über mehrere Kunden über die Rechnung hinaus aus. Sobald deine Stunden sauber und zugeordnet sind, kannst du vergleichen, was du einem Kunden angeboten hast, gegen die Stunden, die du tatsächlich gebraucht hast, und siehst deinen echten effektiven Stundensatz für jeden einzelnen. So entdeckst du den Retainer, der lukrativ aussieht, aber 30 unbezahlte Stunden im Monat frisst, gegenüber dem Projektkunden, der klammheimlich das Doppelte pro Stunde zahlt.

Ein kurzes Beispiel. Du stellst einem Retainer-Kunden 2.000 € pro Monat in Rechnung und planst dafür 20 Stunden ein, also nominell 100 €/h. Tatsächlich gehen jeden Monat 12 zusätzliche Stunden für Calls, Korrekturschleifen und Nachfragen drauf. Aus 20 Stunden werden 32. Dein effektiver Stundensatz liegt dann bei 2.000 € ÷ 32 = 62,50 €/h, nicht bei 100 €/h. Erst wenn die Stunden am richtigen Kunden hängen, wird dieser Unterschied sichtbar.

Stell dem den Projektkunden gegenüber, der dir 4.500 € für eine feste Lieferung zahlt, die dich 38 saubere Stunden kostet. Das sind 4.500 € ÷ 38 ≈ 118 €/h. Auf dem Papier sehen beide nach guten Kunden aus. In der Praxis verdient der eine fast das Doppelte pro Stunde des anderen. Wenn du nächstes Jahr entscheidest, wen du behältst und wessen Satz du anhebst, ist genau das die Zahl, auf die es ankommt, und nicht der Rechnungsbetrag oben drauf.

CronLoom ist genau um diesen Ablauf herum gebaut: Erfassung mit einem Klick pro Kunde und Projekt, Markierungen für abrechenbar und nicht abrechenbar, Hinweise bei vergessenen Timern und Auswertungen, die das Ganze in Rentabilität pro Kunde und deinen echten effektiven Stundensatz übersetzen. Setzt du eine Untergrenze, markiert CronLoom jeden Kunden, dessen echter Satz darunter rutscht. Das gilt besonders, wenn du als Freelance-Entwickler oder Berater zwischen mehreren Kunden jonglierst.

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