Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden: deine echte Auslastung

Ein Timesheet sagt dir, dass du 40 Stunden gearbeitet hast. Es sagt dir nicht, dass du davon nur 24 Stunden in Rechnung stellen kannst. Genau dieser Unterschied entscheidet, ob dein Stundensatz reicht oder nicht.

Die meisten Freelancer kalkulieren mit ihrem Stundensatz und vergessen, dass ein großer Teil der Arbeitswoche nie auf einer Rechnung landet. Du verkaufst nicht 40 Stunden pro Woche. Du verkaufst die abrechenbaren. Der Rest ist trotzdem Arbeit, nur unbezahlte.

Was als abrechenbar zählt

Abrechenbar ist jede Stunde, die du einem Kunden direkt in Rechnung stellen kannst. Konkret heißt das: die eigentliche Projektarbeit, Calls und Meetings, die du im Angebot abdeckst, und alles, wofür ein Kunde dich gebucht hat.

Nicht abrechenbar ist der ganze Rest, der trotzdem zu deinem Geschäft gehört:

• Akquise und Angebote. Pitch-Calls, Kostenvoranschläge, Verträge. Du machst die Arbeit, bevor jemand zahlt, und manchmal zahlt nie jemand.
• Admin und Buchhaltung. Rechnungen schreiben, Belege sortieren, Steuern, Mahnungen hinterher.
• Weiterbildung. Neue Tools lernen, ein Framework auffrischen, einen Kurs durchziehen.
• Eigenes Marketing. Website, Portfolio, Social, Newsletter.
• Leerlauf. Die Lücken zwischen zwei Projekten, in denen kein Geld reinkommt.

Diese Stunden sind keine verschwendete Zeit. Ohne sie gibt es keine Kunden. Aber sie zahlt niemand außer dir selbst.

Realistische Auslastung für Solo-Freelancer

Deine Auslastungsquote ist der Anteil deiner Arbeitsstunden, der tatsächlich abrechenbar ist:

Auslastung = abrechenbare Stunden ÷ gearbeitete Stunden

Wer 40 Stunden arbeitet und 24 davon abrechnet, hat eine Auslastung von 60 Prozent. Für Solo-Freelancer ist das eine realistische Größenordnung. Die meisten landen zwischen 50 und 70 Prozent, je nach Phase und Geschäftsmodell.

Warum nicht höher? Weil du als Solo-Selbstständige alles selbst machst. In einer Agentur erledigen andere Leute Akquise, Buchhaltung und Vertrieb. Du bist gleichzeitig die Fachkraft, die Buchhaltung und der Vertrieb. Eine Auslastung von 90 Prozent klingt gut, ist aber meistens ein Zeichen dafür, dass du Akquise vernachlässigst und in ein paar Monaten ein Loch im Kalender hast.

Das Rechenbeispiel in Euro

Nimm an, dein Stundensatz liegt bei 80 € und du arbeitest 40 Stunden pro Woche. Auf dem Papier wirkt das wie ein Jahresumsatz von gut 150.000 €. Rechne aber mit der Auslastung:

Bei 60 Prozent Auslastung stellst du 40 × 0,60 = 24 Stunden pro Woche in Rechnung. Das sind 24 × 80 € = 1.920 € Umsatz pro Woche, nicht 3.200 €.

Jetzt das Entscheidende. Verteil diesen Umsatz auf alle Stunden, die du tatsächlich arbeitest:

1.920 € ÷ 40 Stunden = 48 € pro Arbeitsstunde

Dein effektiver Verdienst pro Arbeitsstunde liegt also bei 48 €, nicht bei 80 €. Die Formel dahinter ist einfach:

effektiver Verdienst = Stundensatz × Auslastung

80 € × 0,60 = 48 €. Diese Zahl ist die ehrliche. Sie sagt dir, was eine Stunde an deinem Schreibtisch wirklich wert ist, abrechenbar oder nicht.

Warum Auslastung mal Stundensatz die Zahl ist, die zählt

Dein Stundensatz ist ein Wunschpreis. Dein effektiver Verdienst pro Arbeitsstunde ist die Realität. Zwischen beiden liegt deine Auslastung, und genau die wird in Kalkulationen meistens ignoriert.

Das hat eine praktische Konsequenz. Wenn du deinen Stundensatz von 80 € auf 90 € erhöhst, steigt dein effektiver Verdienst bei 60 Prozent Auslastung auf 54 €. Wenn du stattdessen deine Auslastung von 60 auf 70 Prozent bringst, kommst du auf 80 € × 0,70 = 56 €. Eine bessere Auslastung kann also mehr bringen als eine Preiserhöhung, und sie verschreckt keine Kunden.

Wer seinen Stundensatz korrekt kalkulieren will, sollte die Auslastung von Anfang an einrechnen. Der Rechner für den effektiven Stundensatz zeigt dir genau diese Lücke zwischen Wunschpreis und echtem Verdienst, ohne dass du Anmeldung brauchst.

Wie du die Quote verbesserst, ohne mehr zu arbeiten

Mehr arbeiten ist die schlechteste Antwort. Es verlängert nur den Nenner. Besser ist es, den unbezahlten Teil schlanker zu machen:

• Admin bündeln. Rechnungen und Buchhaltung an einem festen Halbtag pro Woche erledigen statt verstreut über die Woche. Das spart Kontextwechsel.
• Akquise systematisieren. Wiederkehrende Kunden und Empfehlungen kosten weniger unbezahlte Stunden als kalte Pitches.
• Leerlauf vermeiden. Die teuersten unbezahlten Stunden sind die Lücken zwischen Projekten. Eine kleine Pipeline an Anfragen hält die Auslastung stabil.
• Scope sauber halten. Unbezahlte Zusatzrunden und vergessene Stunden drücken die Quote, ohne dass du es merkst. Abrechenbare Stunden bei mehreren Kunden sauber erfassen ist hier der erste Schritt.

Vor allem aber: Du kannst nur verbessern, was du misst. Wenn du nicht weißt, wie viele deiner Stunden abrechenbar sind, ist jede Schätzung deiner Auslastung geraten. Das gilt besonders, wenn du parallel für mehrere Kunden arbeitest, etwa als Berater mit wechselnden Mandaten.

Genau dafür ist CronLoom gebaut. Du erfasst deine Zeit, und CronLoom rechnet sie in deine echte Auslastung und deinen effektiven Stundensatz pro Kunde um, dann markiert es jeden Kunden und jedes Projekt, dessen Satz unter die Untergrenze rutscht, die du gesetzt hast. Probier es im Early Access kostenlos aus, und du weißt, was deine Arbeitsstunde wert ist.