Stundensatz berechnen als Freelancer: so gehst du vor

Die meisten Freelancer setzen ihren Stundensatz nach Gefühl. Ein Blick darauf, was andere nehmen, das alte Gehalt grob auf die Stunde runtergerechnet, oder einfach geraten. Und dann wundern sie sich, warum das Konto trotz voller Auftragsbücher nie so wächst, wie es sollte.

Das Problem: Ein Stundensatz ist kein Marktpreis, den du abschreibst. Es ist eine Zahl, die dein Einkommensziel, deine Betriebskosten, die Wochen ohne Auftrag und alle Stunden decken muss, die du am Geschäft arbeitest statt für Kunden. So rechnest du ihn sauber aus.

Schritt 1: Leg fest, was du wirklich verdienen willst

Fang mit deinem jährlichen Nettoziel an, also dem Geld, das nach Betriebskosten für dich übrig bleibt. Sei dabei ehrlich und nimm das, was du dir in einem guten Jahr wünschst, nicht das Minimum zum Überleben. Wenn dir 60.000 € netto reichen, ist das deine Startzahl.

Schritt 2: Rechne deine Betriebskosten dazu

Alles, was du ausgibst, um dein Geschäft zu betreiben, musst du über deinen Stundensatz wieder reinholen: Software-Abos, Hardware, Versicherungen, Steuerberatung, Coworking, der Anteil an Telefon und Internet, Weiterbildung. Zähl alles für ein Jahr zusammen. Bei vielen Solo-Selbstständigen landet das zwischen 5.000 € und 15.000 €.

Wichtig: Das hier sind nur die Betriebskosten. Deine private Kranken- und Rentenversicherung steckt schon im Nettoziel aus Schritt 1, denn die zahlst du von dem Geld, das für dich übrig bleibt. Steuern auch. Wer beides hier nochmal einrechnet, zählt doppelt und kommt auf einen zu hohen Satz, den dann niemand zahlt.

Dein nötiger Jahresumsatz ist jetzt Einkommensziel + Kosten.

Schritt 3: Zähl deine echten abrechenbaren Stunden

Hier verrechnen sich die meisten. Ein Jahr hat 52 Wochen, aber du wirst keine 52 × 40 = 2.080 Stunden abrechnen. Davon geht ab:

• Freie Wochen. Urlaub, Krankheit, auftragsschwache Phasen. Schon 5–6 Wochen sind realistisch.
• Nicht abrechenbare Zeit. Buchhaltung, Rechnungen, Marketing, Akquisegespräche, Angebote, Lernen. Bei den meisten Freelancern sind nur 50–70 % der Arbeitsstunden tatsächlich abrechenbar.

Wenn du also 40 Stunden pro Woche arbeitest, an 46 Wochen im Jahr, bei einer Abrechenquote von 60 %, dann sind deine echten abrechenbaren Stunden: 40 × 46 × 0,60 ≈ 1.104 Stunden. Kaum die Hälfte der naiven 2.080.

Die Abrechenquote ist die Stellschraube, die fast alle unterschätzen. Wenn du im ersten Jahr viel Zeit in Akquise steckst, liegst du eher bei 50 % als bei 70 %. Das verschiebt die Rechnung deutlich. Bei sonst gleichen Zahlen, aber nur 50 % abrechenbar, sind es 40 × 46 × 0,50 ≈ 920 Stunden. Dein Mindestsatz steigt dann von 63 € auf rund 76 €/Stunde, ohne dass du auch nur einen Euro mehr verdienen willst. Genau deshalb lohnt es sich, diese Quote zu messen statt zu schätzen.

Schritt 4: Teilen

Dein Mindeststundensatz ist schlicht:

nötiger Jahresumsatz ÷ echte abrechenbare Stunden

Mit den Zahlen von oben (60.000 € Einkommensziel + 10.000 € Kosten = 70.000 €, geteilt durch 1.104 abrechenbare Stunden) liegt dein Mindestsatz bei rund 63 €/Stunde. Sieh dir an, wie weit das von “ich nehme 40 €, das fühlt sich okay an” entfernt ist.

Schritt 5: Marge und Puffer drauf

Die Zahl aus Schritt 4 ist dein Break-even-Satz, nicht dein Ziel. Pack 15–25 % obendrauf, für Gewinn, für Steuern, die du vielleicht zu niedrig angesetzt hast, und für die Monate, in denen die Aufträge ausbleiben. Damit landet dieses Beispiel bei rund 75–80 €/Stunde als gesundem Zielsatz.

Drei Fehler, die deinen Satz nach unten ziehen

Der erste Fehler ist, sich am Wettbewerb zu orientieren. Was die Person im Coworking nebenan nimmt, hat nichts mit deinen Kosten und deinem Einkommensziel zu tun. Vielleicht wohnt sie noch bei den Eltern oder rechnet ihre Quote ganz anders.

Der zweite Fehler ist, das alte Bruttogehalt durch 2.080 zu teilen. Damit ignorierst du Betriebskosten, freie Wochen und nicht abrechenbare Zeit auf einen Schlag. Der Satz, der dabei rauskommt, deckt deine echte Selbstständigkeit nicht.

Der dritte Fehler ist, den Mindestsatz mit dem Zielsatz zu verwechseln. Der Mindestsatz aus Schritt 4 ist die Grenze, unter der du draufzahlst. Dauerhaft auf dieser Grenze zu arbeiten heißt, jeden Ausfallmonat aus der Substanz zu finanzieren.

Spar dir das Rechnen: nimm den Rechner

Du musst das nicht von Hand machen. Der kostenlose Stundensatz-Rechner führt jeden Schritt von oben aus und zeigt dir den Rechenweg. Trag dein Einkommensziel, deine Kosten, deine abrechenbaren Stunden und deine freien Wochen ein, und er gibt dir sofort Mindest- und Zielsatz. Ohne Anmeldung.

Die Zahl, die mehr zählt als dein Stundensatz

Jetzt der Haken: Den Zielsatz auszurechnen ist nur die halbe Arbeit. Der Satz, den du aufrufst, und der Satz, den du tatsächlich verdienst, sind selten gleich. Schuld sind Scope Creep, zu knapp kalkulierte Projekte und nicht erfasste Stunden.

Diese Lücke ist dein effektiver Stundensatz, die Zahl, die dir sagt, ob dein Geschäft wirklich funktioniert. Der Satz, den du gerade berechnet hast, ist die Untergrenze, die deine Zeit wert ist, und CronLoom führt Buch darüber. Du erfasst deine Zeit, und CronLoom rechnet sie in deinen echten effektiven Satz pro Kunde um (probier den Rechner für den effektiven Stundensatz, wenn du sehen willst, wie groß die Lücke wird), dann markiert es jeden Kunden und Festpreis, der unter deine Untergrenze rutscht. Probier es im Early Access kostenlos aus, und du weißt, was deine Stunden wirklich verdienen.