Wie kalkuliere ich ein Festpreisprojekt?

Schätz die Stunden und multiplizier sie mit dem Satz, den du brauchst. Danach mach die Gegenprobe: Honorar geteilt durch deine Untergrenze ergibt die Stundenzahl, die das Honorar überhaupt deckt. Liegt diese Zahl nur knapp über deiner Schätzung, ist der Preis zu eng kalkuliert.

Wie viele Stunden darf ein Festpreisprojekt kosten?

Höchstens Honorar geteilt durch deine Untergrenze. Bei 4.800 Euro und einer Untergrenze von 85 Euro sind das 56 Stunden. In deiner Schätzung standen vielleicht 40, aber 56 ist die Grenze, und diese Zahl entscheidet, ob das Projekt dich noch bezahlt.

Was mache ich, wenn ein Festpreisprojekt aus dem Ruder läuft?

Entscheide bei der Hälfte des Stundenbudgets, nicht bei der Abnahme. Ist die Hälfte der Stunden weg und die Arbeit nicht zur Hälfte fertig, kannst du neu zuschneiden, einen Nachtrag stellen oder es bewusst zu Ende bringen und das nächste Angebot aus den echten Stunden rechnen.

Festpreisprojekt kalkulieren: wie viele Stunden dein Honorar deckt

Ein Festpreis legt dein Honorar fest, nicht deinen Satz. Teile das Honorar durch deine Untergrenze, dann weißt du, wie viele Stunden es deckt. Und prüf bei der halben Stunde, nicht auf der Rechnung.

Ein Festpreis legt dein Honorar fest. Deinen Satz legt er nicht fest, denn die andere Hälfte der Division sind die Stunden, und die unterschreibt niemand. Rechne vorher aus, wie viele Stunden dein Honorar deckt, und ein Festpreisprojekt ist keine Wette mehr, die du erst mit der Schlussrechnung auflöst.

Ein Festpreis legt nur eine Hälfte fest

Sagen wir ein Projekt, das du auf 40 Stunden geschätzt hast, angeboten für 4.800 Euro. Das sind 120 Euro die Stunde, deutlich über einer Untergrenze von 85 Euro. Sieht nach guter Arbeit aus, und am Tag des Angebots ist es das auch.

Vereinbart hast du den Zähler. Der Nenner bleibt offen, solange das Projekt läuft, und jeder Call, jede Korrekturrunde und jede kleine Ergänzung schiebt ihn nach oben. Deshalb können zwei Freelancer denselben Preis für denselben Auftrag aufrufen und am Jahresende trotzdem woanders stehen.

So rechnest du dein Stundenbudget aus

Es gibt eine zweite Division, und die läuft andersherum. Nimm das Honorar und teil es nicht durch deine Stunden, sondern durch deine Untergrenze:

4.800 ÷ 85 = 56 Stunden.

Das ist dein Stundenbudget. So viel von deiner Zeit kann das Honorar bezahlen, bevor das Projekt unter die Linie rutscht, die du gesetzt hast. Stunde 57 ist die erste, die dich etwas kostet, und in keiner Fassung des Vertrags steht diese Zahl.

Die 56 hat mit deiner Schätzung von 40 Stunden nichts zu tun. Die Schätzung ist ein Plan, und Pläne sind optimistisch. Das Budget ist eine Grenze, und es ist Arithmetik.

4.800 Euro decken bei einer Untergrenze von 85 Euro genau 56 Stunden. Dieses Projekt wurde nach 63 abgenommen, und den orangen Rest hat niemand bezahlt.

Was die Mehrarbeit wirklich gekostet hat

Das Projekt oben war nach 63 Stunden fertig. Teil wieder andersherum, und du bekommst den effektiven Satz: 4.800 ÷ 63 = 76 Euro die Stunde, neun Euro unter der Untergrenze.

Neun Euro klingen verkraftbar. Rechne sie zurück in Geld, und es wird deutlicher: 63 Stunden waren zu deiner eigenen Linie 5.355 Euro wert, bezahlt wurden 4.800. Die Lücke sind 555 Euro, und die hast du niemandem als Rabatt angeboten. Sie ist Korrekturrunde für Korrekturrunde entstanden.

Mach das viermal im Jahr, und du hast einen knappen Monat umsonst gearbeitet. Das ist die Fassung der Rechnung, die üblicherweise etwas ändert.

Prüf bei Stunde 28, nicht auf der Rechnung

Stunde 28 ist die Hälfte von 56. Das ist dein Kontrollpunkt, und es ist der einzige, an dem noch eine Entscheidung möglich ist.

Die Frage bei Stunde 28 lautet nicht, wie es zeitlich so läuft. Sie ist enger: ist die Arbeit zur Hälfte fertig? Wenn ja, liegt das Projekt im Budget und es gibt nichts zu tun. Wenn nein, steht das Ende schon fest, und es geht nur noch darum, wie viel du davon wann erfährst.

Den Kontrollpunkt in Stunden zu setzen statt in Wochen hat einen Grund: eine Kalenderwoche sagt nichts über ein Projekt, das du zweimal angefasst hast. Stunden sind die Einheit, in der das Budget gerechnet ist.

Wenn das Budget weg ist und die Arbeit nicht fertig

Drei Züge, und hinter jedem steht eine konkrete Zahl:

Neu zuschneiden. Der günstigste Weg und oft der ehrliche. Vier Korrekturrunden, wo zwei vereinbart waren, sind kein Preisproblem, sondern ein Zuschnittproblem. Das löst du, indem du die Runden benennst, nicht indem du sie schluckst.

Nachtrag stellen. Was der Kunde zusätzlich bestellt hat, ist zusätzlich abzurechnen. „Das zweite Dashboard liegt etwa 12 Stunden über dem, was das Honorar deckt, also entweder Nachtrag oder nächste Phase“ ist ein Satz, den du bei Stunde 28 schreiben kannst. Bei Stunde 63 ist es eine Beschwerde.

Zu Ende bringen und neu bepreisen. Manchmal ziehst du es mit Verlust durch, weil dir die Zusammenarbeit das wert ist oder weil du dich schlicht verschätzt hast. Das ist eine legitime Entscheidung, solange es eine Entscheidung ist. Die Bedingung: Das nächste Angebot für diese Art Projekt startet bei 63 Stunden, nicht wieder bei 40.

Das nächste Angebot rechnest du aus den echten Stunden

Das Wertvollste an einem Festpreisprojekt ist nicht das Honorar, sondern die Stundenzahl am Ende. Und die gibt es nur, wenn du alles erfasst hast, auch die Teile, die sich nicht nach Arbeit angefühlt haben.

Wenn dieselbe Art Projekt wieder angefragt wird, rechne den Preis aus Stunden mal Untergrenze, statt eine runde Zahl zu nennen, die sich gut sagen lässt. Kommt dabei mehr heraus, als der Kunde zahlen will, weißt du das beim Angebot und nicht bei Stunde 57. Für einen einzelnen Auftrag macht der Rechner für den effektiven Stundensatz die Division, und wann ein Festpreis überhaupt die falsche Form ist, steht im Vergleich Festpreis oder Stundensatz.

Wo CronLoom ansetzt

Ein Festpreisprojekt trägt in CronLoom das Honorar und auf Wunsch ein Budget in Stunden. Während du erfasst, zeigt die Projektkarte, wie viel von diesem Budget weg ist, und der effektive Satz des Projekts ist Honorar geteilt durch die bisher erfassten Stunden. Rutscht diese Zahl unter die Untergrenze, die du gesetzt hast, wird das Projekt als darunter markiert, solange die Arbeit noch läuft und nicht erst in der Nachbetrachtung.

Mehr ist es nicht: die Division, die du bei Stunde 28 von Hand machen würdest, jedes Mal wenn du einen Timer stoppst. Wenn das bei deinem nächsten Festpreis mitlaufen soll, geh auf die Warteliste.

Probier es an dem Projekt, das gerade offen ist

Nimm das Honorar, teil es durch deine Untergrenze und schreib das Ergebnis irgendwohin, wo du es siehst. Dann schau auf die bisher erfassten Stunden. Ist mehr als die Hälfte des Budgets weg, geht es im nächsten Gespräch mit diesem Kunden um den Zuschnitt. Heute ist dafür ein besserer Zeitpunkt als die Abnahme.