Wie viele Stunden sollte ein Retainer im Monat abdecken?

Höchstens Honorar geteilt durch deine Untergrenze. 3.400 Euro im Monat bei einer Untergrenze von 85 decken 40 Stunden. Das ist eine Grenze, kein Ziel: ab Stunde 41 zahlt dir dieser Kunde weniger als der niedrigste Satz, den du für alle anderen gesetzt hast. Die Stundenzahl im Vertrag darf darunter liegen, nie darüber.

Woran sehe ich, ob sich mein Retainer noch lohnt?

Teil das Monatshonorar durch jede Stunde, die dieser Kunde dich in dem Monat gekostet hat, Calls und kleine Anfragen und Verwaltung eingerechnet. Vergleich das Ergebnis mit deiner Untergrenze, und zwar für drei Monate am Stück. Ein voller Monat ist Rauschen, drei sind der tatsächliche Umfang.

Wann sollte ich einen Retainer neu verhandeln?

Zum Verlängerungstermin, entschieden vor dem Ersten. Mitten im Monat ist der schlechteste Zeitpunkt, weil die Stunden schon weg sind und das Gespräch nach Beschwerde klingt statt nach Rechnung. Nimm drei Monate Stunden und die Grenze mit, die du ausgerechnet hast.

Wie viele Stunden passen in einen Retainer?

Höchstens so viele, wie das Monatshonorar geteilt durch deine Untergrenze ergibt. Ein Festpreisprojekt kann nur einmal untergehen. Ein Retainer geht unter und verlängert sich, und deshalb ist der Monat die Einheit, die du prüfst.

Höchstens so viele, wie das Monatshonorar geteilt durch deine Untergrenze ergibt. 3.400 Euro im Monat bei einer Untergrenze von 85 decken 40 Stunden, und diese Zahl ist eine Obergrenze, kein Ziel. Der Unterschied zu jedem anderen Festpreis liegt nicht in der Rechnung, die ist dieselbe Division wie immer. Er liegt darin, dass ein Retainer sich verlängert. Ein Festpreisprojekt geht einmal unter und ist dann geliefert. Ein Retainer geht unter und kommt am Ersten zurück.

Ein Retainer verkauft Verfügbarkeit, deshalb haben die Stunden keine Kante

Ein Projekt hat eine eingebaute Kante. Es gibt etwas zu liefern, es geht raus, und die Stunden hören auf, ob sie jemand gezählt hat oder nicht.

Ein Retainer hat stattdessen ein Datum. Der Kunde kauft, dass du diesen Monat da bist: die kurze Frage am Dienstag, der Call, der eine Viertelstunde werden sollte, die kleine Änderung, die schneller gemacht als beschrieben war. Einzeln sieht nichts davon nach Arbeit aus, die man buchen müsste. Zusammen sind sie der Monat.

Deshalb wandern Retainer-Stunden, ohne dass jemand etwas entscheidet. Es gibt keinen Moment, in dem ein Liefergegenstand neu verhandelt wird, weil es keinen gibt. Die Vereinbarung auf dem Papier ist genau die, die du unterschrieben hast. Der Monat darunter ist nicht mehr der Monat, für den du unterschrieben hast.

Dein Retainer hat eine Stundengrenze

Die Grenze ist dieselbe Division wie beim Stundenbudget eines Festpreisprojekts, nur auf einen Monat angewendet statt auf ein Projekt.

Nimm das Monatshonorar. Teil es durch deine Untergrenze, also den niedrigsten Satz, zu dem du die Arbeit noch willst.

3.400 ÷ 85 = 40 Stunden.

Vierzig ist nicht, worauf du zielst. Vierzig ist, wo dieser Kunde aufhört, die Linie zu halten, die du für alle anderen gesetzt hast. Ab Stunde 41 zahlt dieser Retainer schlechter als jeder andere Auftrag, den du annehmen würdest, und zwar lautlos, weil die Rechnung jeden Monat gleich aussieht.

Woran die Grenze nicht hängt: an der Stundenzahl in der Vereinbarung. In vielen Retainern steht “bis zu 30 Stunden”, und dann laufen sie auf 45. Die Zahl im Vertrag sagt dir, was zugesagt wurde. Die Grenze sagt dir, was das Honorar tragen kann. Wenn beide sich widersprechen, gewinnt das Honorar, denn das Honorar ist der Teil, der tatsächlich ankommt.

Drei Monate, ein Honorar, drei Sätze

So sieht die Wanderung aus, wenn du jeden Monat teilst statt einmal.

Monat	Stunden	Honorar	Effektiver Satz
Monat 1	34	3.400	100
Monat 2	40	3.400	85
Monat 3	50	3.400	68

Derselbe Retainer, drei Monate. Monat zwei landet genau auf der Untergrenze, und das ist der letzte Monat, den noch jemand in Ordnung nennen würde.

Niemand hat eine Änderung angemeldet. Niemand hat das Gespräch geführt. Interessant ist Monat zwei: 40 Stunden sind exakt die Grenze, der Kunde zahlt also genau das Wenigste, was du je akzeptieren wolltest. Das ist der Monat, den du merken musst, und von außen sieht er vollkommen normal aus.

Warum das schlimmer ist als ein schlecht kalkuliertes Festpreisprojekt

Ein Festpreisprojekt, das überzieht, ist ein begrenzter Verlust. Du lieferst, du kennst danach die echten Stunden, und das nächste Angebot startet bei der echten Zahl. Der Schaden hat ein Enddatum.

Ein Retainer hat konstruktionsbedingt keins. Genau das kauft der Kunde, und genau das willst du meistens auch, denn planbare Einnahmen sind der Grund, überhaupt einen zu machen. Dieselbe Eigenschaft macht einen schlechten Retainer teuer: auf Monat drei mit 68 Euro folgt Monat vier, und nichts ändert sich, weil nichts nach Änderung aussieht. Die Rechnung ist dieselbe. Der Kunde ist zufrieden. Die Wanderung existiert nur in Stunden, die niemand zusammengezählt hat.

Deshalb kann ein Retainer gleichzeitig ganz oben in deiner Umsatzliste und ganz unten in deiner Satzliste stehen. Nach Honorar sortiert ist er dein bester Kunde. Nach Stunde sortiert kann er dein schlechtester sein, und die beiden Reihenfolgen stimmen selten überein.

Was du vor der Verlängerung machst

Teil das Honorar durch die Untergrenze und schreib die Zahl auf. Eine Zahl, einmal. 3.400 auf 85 sind 40. Schreib sie dahin, wo du sie am Zehnten siehst, nicht in eine Tabelle, die du im Januar aufmachst.

Lies drei Monate, nicht einen. Ein einzelner voller Monat ist Rauschen: ein Launch, eine schlechte Woche, ein Notfall beim Kunden. Drei am Stück sind kein Rauschen, sondern der aktuelle Umfang, und der Umfang ist das, was du gerade verkaufst.

Zähl die Stunden mit, die sich nicht nach Arbeit anfühlen. Calls, Slack, die kleine Anfrage, die zwanzig Minuten und einen Kontextwechsel gekostet hat. Genau davon lebt ein Retainer, und genau die fehlen in einer Zeiterfassung, die du freitags aus dem Gedächtnis nachträgst. Sie sind hier auch nur dem Namen nach nicht abrechenbar, denn der Retainer soll sie ja abdecken.

Ändere zum Verlängerungstermin, nicht mitten im Monat. Nimm die Grenze und drei Monate Stunden mit. “Die letzten drei Monate liefen auf 34, 40 und 50 Stunden bei einem Honorar, das 40 trägt” ist eine Rechnung. Derselbe Satz in Woche drei eines schlechten Monats ist eine Beschwerde, und dazu lässt sich viel leichter nein sagen.

Entscheide, welcher Hebel sich bewegt. Mehr Honorar, weniger Stunden oder ein engerer Umfang. Alle drei sind in Ordnung. Es auszuhalten ist auch in Ordnung, solange es eine Entscheidung ist und nicht etwas, das du im März entdeckst.

Wo CronLoom reinkommt

CronLoom hat keinen Retainer-Modus und schreibt keine Rechnungen. Was es hat, ist die Division, laufend.

Du legst den Monatsretainer als Projekt mit Festhonorar an, und der effektive Satz dieses Projekts ist dann Honorar geteilt durch jede gebuchte Stunde statt Stunden mal Satz. Trag als Stundenbudget die Grenze ein, die du ausgerechnet hast, und der 80-Prozent-Hinweis kommt bei Stunde 32 von 40. Das ist Monatsmitte, während der Monat noch anders laufen kann, und darum geht es. Bei 100 Prozent hörst du es noch einmal.

Der Rechner für den effektiven Stundensatz macht dieselbe Division für einen einzelnen Monat, wenn du den letzten prüfen willst, bevor du etwas änderst. Wenn die Zahl mitlaufen soll, während du arbeitest, auf die Warteliste.

Rechne den letzten Monat nach

Mach den letzten Monat auf. Zähl jede Stunde zusammen, die zu deinem Retainer-Kunden gehört, Calls und kurze Fragen eingerechnet. Teil das Honorar durch diese Zahl.

Dann schau auf das Datum, an dem der Retainer sich verlängert, und entscheide, ob du die Zahl, die gerade herausgekommen ist, noch einmal unterschreiben würdest.