Was kostet mich ein Kunde, der zu spät zahlt?

Zwei Dinge, und die meisten zählen nur das erste. Da ist das Geld, das noch nicht da ist, also die Liquidität. Und da sind die Stunden, bis es da ist: Erinnerungen, Anrufe, Rechnungen neu ausstellen, eine Woche später noch mal nachfassen. Diese Stunden sind unbezahlte Arbeit, verursacht von einem bestimmten Kunden, und sie senken das, was dieser Kunde pro Stunde gezahlt hat.

Soll ich die Zeit fürs Nachfassen erfassen?

Ja, und zwar auf den Kunden, nicht als allgemeine Verwaltung. Als Verwaltung verschwindet sie in deinem Betrieb und verteilt sich gleichmäßig auf alle. Auf den Kunden gebucht landet sie in seinem effektiven Satz, und genau dort wird die Entscheidung über diese Zusammenarbeit getroffen.

Was mache ich mit einem Kunden, der immer zu spät zahlt?

Behandle es als Preisfrage, nicht als Höflichkeitsfrage. Zähl die Stunden, die sein Verzug dich kostet, rechne sie zu den Stunden des Auftrags dazu und sieh, wo der Satz landet. Liegt er unter deiner Untergrenze, muss sich das nächste Angebot ändern und nicht der Ton deiner Erinnerungsmails.

Was dich ein Kunde kostet, der zu spät zahlt, gerechnet in Stunden

Über Zahlungsverzug wird geschrieben, als ginge es nur um Liquidität. Was niemand mitzählt: Nachfassen ist unbezahlte Arbeit, sie gehört zu einem einzigen Kunden, und sie drückt ihn unter den Satz, den ihr vereinbart habt.

Ein Kunde, der sechs Wochen zu spät zahlt, hat nicht den Satz gezahlt, den ihr vereinbart habt. Das Honorar ist dasselbe, die Arbeit ist dieselbe, die Stunden sind es nicht: Irgendwo in diesen sechs Wochen hast du Erinnerungen geschrieben, angerufen, Papiere neu ausgestellt und öfter als einmal daran gedacht. Das ist unbezahlte Arbeit, ein einzelner Kunde hat sie verursacht, und sie geht von seinem effektiven Satz ab.

Warum der übliche Rat daran vorbeigeht

Wer nach Zahlungsverzug sucht, findet Liquidität. Puffer aufbauen, früher stellen, Zahlungsziele kürzen, wissen was einem gesetzlich zusteht. Das ist alles richtig, und es behandelt das Problem als Frage des Zeitpunkts: Das Geld kommt ja, also besteht der Schaden im Warten.

Für einen Solo-Freelancer ist das die Hälfte. Du bist die Buchhaltung. Jede Erinnerung schreibt dieselbe Person, die auch die abrechenbare Arbeit macht, aus derselben endlichen Woche. Das Geld kommt am Ende. Die Stunden kommen nicht.

Woraus das Nachfassen tatsächlich besteht

Es lohnt sich, das einmal aufzuschreiben, weil es nach nichts aussieht, bis es untereinander steht:

Zwei Erinnerungsmails, samt zweimal Lesen, bevor die zweite rausgeht
Ein Anruf, der auf der Mailbox landet
Die Rechnung neu ausstellen, weil eine Bestellnummer drauf soll, von der vorher niemand etwas gesagt hat
Weiterleiten an einen zweiten Kontakt, weil der erste nicht mehr antwortet
Eine Woche später die ganze Runde noch einmal
Die fünf Minuten, mehrfach, in denen du nachsiehst, ob das Geld da ist

Nichts davon hat eine Rechnungsposition. Alles davon ist Arbeit. Und nichts davon wäre passiert, wenn dieser eine Kunde zum vereinbarten Termin gezahlt hätte.

Die Rechnung

Sagen wir, das Projekt kam auf 4.200 Euro und hat 48 Stunden gebraucht. Macht 4.200 ÷ 48 = 87,50 Euro pro Stunde. Bei einer Untergrenze von 85 ist das ein Auftrag, den du ohne zweiten Blick als in Ordnung verbuchst.

Jetzt die Stunden dazu, bis das Geld da war. Sagen wir fünf, verteilt über sechs Wochen, was für eine richtig überfällige Rechnung nicht viel ist.

4.200 ÷ 53 = 79 Euro pro Stunde.

Die Arbeit war fertig und abgenommen, bevor auch nur eine dieser fünf Stunden angefallen ist. Das Honorar hat sich nie geändert. Der Auftrag liegt jetzt 6 Euro unter der Untergrenze statt 2,50 darüber, und das Projekt selbst hat damit nichts zu tun.

Daraus folgt etwas Brauchbareres als Ärger: Zwei Kunden zu denselben Konditionen, einer zahlt in zwei Wochen und einer in acht, sind nicht derselbe Kunde. Die Rechnung sagt doch. Die Stunden sagen nein. Sichtbar wird der Unterschied, wenn du deine Kunden nach Stunde sortierst.

Für einen einzelnen Auftrag macht der Rechner für den effektiven Stundensatz die Division, wenn du die Lücke an einer echten Rechnung sehen willst.

Wohin diese Stunden gehören

Hier entscheidet sich, ob die Zahl etwas taugt: Buch das Nachfassen auf den Kunden, nicht auf Verwaltung.

Buchhaltung, deine eigene Akquise, die Steuererklärung sind echte nicht abrechenbare Zeit. Die trägt jeder Kunde mit, weil jeder etwas davon hat, dass dein Betrieb läuft. Einer bestimmten Rechnung hinterherzulaufen funktioniert anders. Da steht ein Name drauf.

Landet es unter Verwaltung, verteilt es sich gleichmäßig auf Leute, die pünktlich gezahlt haben. Das schmeichelt dem Spätzahler und bestraft still alle anderen. Landet es auf dem Kunden, steht es in seinem effektiven Satz, und das ist die einzige Stelle, an der die Information eine Entscheidung ändert.

Was du konkret machst

Schreib es mit, während es passiert. Nicht aus dem Gedächtnis am Quartalsende, da schätzt du zu niedrig. Ein Timer, der läuft, während du die dritte Erinnerung tippst, fühlt sich ungefähr zehn Sekunden lang albern an und liefert danach die einzig ehrliche Version der Zahl.

Beweg den Satz, nicht die Mail. Der Reflex ist eine deutlichere Formulierung. Die Rechnung zeigt woandershin: Wenn dieser Kunde verlässlich fünf Extrastunden pro Rechnung kostet, sind das bekannte Kosten der Zusammenarbeit, und bekannte Kosten gehören ins Angebot. Wenn du das nächste Mal deinen Stundensatz erhöhst, ist seiner der mit einem konkreten Fall dahinter.

Lass beim nächsten Mal anzahlen. Das verkürzt dein Risiko und ist eine gute Idee. Sei nur ehrlich darüber, was es nicht tut: Eine Anzahlung verhindert nicht das Nachfassen auf den Rest. Zähl diese Stunden also weiter mit.

Was CronLoom damit zu tun hat

CronLoom stellt keine Rechnungen und verschickt keine Mahnungen. Was es macht, ist die Division aktuell halten: Du erfasst auf einen Kunden, auch die Stunden nach der Abnahme, und sein effektiver Satz läuft gegen die Untergrenze mit, die du gesetzt hast. Rutscht jemand darunter, wird das dann markiert und nicht zum Jahresende.

Der Punkt ist, dass die Stunden fürs Nachfassen irgendwo landen und nicht nur in deiner Erinnerung. Wenn du das mitlaufen lassen willst, während der Monat läuft, trag dich in die Warteliste ein.

Probier es an der Rechnung aus, auf die du gerade wartest

Nimm die, die jetzt gerade überfällig ist. Schreib auf: das Honorar, die Stunden für die Arbeit, und dann die Stunden, die du schon damit verbracht hast, an das Geld zu kommen. Teile.

Und dann sieh nach, ob das eine Zahl ist, die du am Anfang angeboten hättest.